Alles über die E-Rechnung...

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine strukturierte, elektronische Rechnung, die maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich von einer PDF-Rechnung, da sie Daten in einem standardisierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) enthält, die von Softwarelösungen direkt gelesen und weiterverarbeitet werden können

E-Rechnung: Deine Vorteile:

• Gesetzliche Anforderungen: Seit 2020 müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, E-Rechnungen nutzen.
• Zeitersparnis: Automatisierung minimiert manuelle Eingaben.
• Fehlerfreiheit: Standardisierte Formate reduzieren das Risiko von Verarbeitungsfehlern.
• Effizienzsteigerung: Schnellere Bearbeitungszeiten sorgen für optimierte Prozesse.
• Nachhaltigkeit: Der papierlose Prozess ist ressourcenschonend.

Herausforderungen bei E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann kompliziert wirken:

• Unterschiedliche Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD müssen verarbeitet werden.
• Die Prüfung auf gesetzliche Anforderungen ist oft komplex.
• Eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme erfordert technisches Know-how.

Hier setzt rechnungsbox.io an und bietet eine Lösung, die möglichst alle Schritte automatisiert und vereinfacht.

Wie rechnungsbox.io dein Unternehmen unterstützt

1. Empfang von E-Rechnungen

• Du erhältst ein eigenes, individuelles, speziell eingerichtetes E-Mail-Postfach.
• Rechnungen werden automatisch abgerufen, sodass du nichts manuell prüfen musst.

2. Sicherheitschecks und Validierung

• Virenscan und Spam-Check: Jede E-Mail wird geprüft, um dein Unternehmen vor schädlichen Inhalten zu schützen.
• Prüfung der Anhänge: Anhänge werden analysiert, um festzustellen, ob sie eine E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) enthalten.
• Rechtssichere Archivierung: Alle E-Mails und Anhänge werden sicher archiviert, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

3. Automatische Verarbeitung

• E-Rechnungen werden automatisch erkannt, markiert und validiert.
• Fehlerhafte Rechnungen werden separiert, sodass du dich auf korrekte Dokumente verlassen kannst.

4. Weiterleitung und Flexibilität

• E-Rechnungen können sicher heruntergeladen oder automatisch an beliebige E-Mail-Adressen weitergeleitet werden.
• Du hast die Möglichkeit, die Daten direkt in bestehende Buchhaltungssysteme einzuspielen.

Vorteile von rechnungsbox.io für Unternehmen

Mit rechnungsbox.io optimierst du deine Prozesse und entlastest dein Team.

1. Effizienz und Automatisierung

• Keine manuelle Prüfung von E-Mails oder Anhängen.
• Automatische Weiterleitung spart Zeit und sorgt für klare Workflows.

2. Sicherheit und Compliance

• Virenscan und Spam-Check schützen vor Risiken.
• Alle E-Mails & E-Rechnungen werden rechtssicher archiviert und validiert.

2. Sicherheit und Compliance

• Virenscan und Spam-Check schützen vor Risiken.
• Alle E-Mails & E-Rechnungen werden rechtssicher archiviert und validiert.

3. Flexibilität und Kontrolle

• Leite E-Rechnungen an beliebige Adressen weiter.
• Passe die Prozesse einfach an die Anforderungen deines Unternehmens an.

4. Benutzerfreundlichkeit

• Intuitive Nutzung ohne großen Schulungsaufwand.
• Transparente Abläufe, die dir volle Kontrolle über deine Rechnungen geben.

Warum E-Rechnungen die Zukunft sind

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und gesetzlichen Vorgaben wird die E-Rechnung zum Standard. Unternehmen, die frühzeitig auf Lösungen wie rechnungsbox.io setzen, profitieren von einem Wettbewerbsvorteil durch optimierte Prozesse, weniger Fehler und reduzierte Kosten.

Fazit: Die perfekte Lösung für dein E-Rechnungsmanagement

Mit rechnungsbox.io wird das E-Rechnungsmanagement zum Kinderspiel: Vom sicheren Empfang über die automatische Validierung bis hin zur Weiterleitung ist alles optimiert. Dein Unternehmen profitiert von effizienteren Abläufen, rechtlicher Sicherheit und einer intuitiven Plattform, die sich in bestehende Systeme integrieren lässt.